为规范学校各单位对外承接各类型会议的管理，提高会议服务质量和服务效率，根据学校现有公共场馆、客房和餐厅实际接待能力，制定本规定。

一、适用范围

本规定所指会议，是以河北美术学院名义，由学校各单位对外承接，使用学校经费或使用学校公共资源，在校区内举办的会议。

学校内部会议不适用本规定。

二、安排原则

1．优先性原则，即外部会议服从学校内部会议。

2．时间性原则，即后备案会议服从先备案会议。

3．重要性原则，即低级别会议服从高级别会议。

4．盈利性原则，即非盈利会议服从盈利性会议。

三、审批程序及权限

1．使用校内一般性公共资源类会议。部门填写《对外承接会议审批表》（见附件1.1），经场地所属管理部门确认场地使用后，报院长办公室审核，由主管院长最终审批。

2．盈利类会议。部门填写《对外承接会议审批表》，经场地所属管理部门确认场地和机关服务中心确认会议相关服务保障后，报院长办公室审核，由主管院长最终审批。

3．使用学校经费类会议。部门填写《对外承接会议审批表》，经场地所属管理部门确认场地和机关服务中心确认会议相关服务保障后，报院长办公室审核、主管院长审批，由院长最终审批。

四、注意事项

1．对外承接会议须提前审批并报备相关单位；会议议程要科学安排，准备充分。会议规模大于50人，会议承接单位应提前一个星期做好审批并报备机关服务中心；会议规模大于100人，应提前两个星期做好审批并报备机关服务中心。

2．使用学校经费类会议，会场内外布置要简洁大方，讲求实用；食宿安排不超学校标准，严格按照审批预算经费控制使用。

3．会务工作人员有用餐和住宿需求的会议,须提前报备机关服务中心，并明确数量。

五、本规定解释权归机关服务中心。

六、本规定自印发之日起实施。