学校各单位：

根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），结合我校实际，现对发文字号的编制和使用作如下规定：

一、河北美术学院印发的正式公文分“文件”与“函件”两种。

二、发文字号的要素及格式要求

发文字号由三个要素即发文机关代字、年份和序号依次编排组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

三、学校党、政行文依据《河北美术学院公文处理办法》及下列编文规则分别编制、标注发文字号。

（一）以学校名义的行文（文件）

1.党委

（1）发文代字为“河美党字”

用于学校党委向上级机关或党组织汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或党组织的询问，向上级机关或党组织请求指示、批准等。使用“中共河北美术学院委员会文件”版头纸，盖“中共河北美术学院委员会”印章。党委办公室负责编制发文序号及文件的打印。

（2）发文代字为“河美党发”

用于学校党委传达贯彻上级党组织的方针、政策、部署等相关工作；公布发展规划；公布重要决定；通知机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项。使用“中共河北美术学院委员会文件”版头纸，盖“中共河北美术学院委员会”印章。党委办公室负责编制发文序号及文件的打印下发。

（3）发文代字为“河美党+单位代字+发”

用于学校党委各职能处室就所主管的学校事务拟定的业务性文件。使用“中共河北美术学院委员会文件”版头纸，盖“中共河北美术学院委员会”印章。文件拟定先交党委办公室审核后，再由发文单位进行审批，经主管校领导签字，报党委办公室备案。党委办公室负责编制发文序号，交发文单位打印发布。

2.行政

（1）发文代字为“河美字”

用于学校向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准等。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章，校长办公室负责编制发文序号及文件的打印。

（2）发文代字为“河美理发”

用于理事会公布有关学校发展的方针、政策、部署等；通知重大事项；公布理事会及其直属单位的机构设置、调整，重要人事任免等决定。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院理事会”印章，理事会办公室负责编制发文序号及文件OA系统上传、打印下发。

（3）发文代字为“河美发”

用于学校传达贯彻上级机关的方针、政策、部署等相关工作；公布发展规划；公布重要决定；通知机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章，校长办公室负责编制发文序号及文件OA系统上传、打印下发。

（4）发文代字为“河美+单位代字+发”

用于学校各职能处室就所主管的学校事务拟定的业务性文件。使用“河北美术学院文件”版头纸，盖“河北美术学院”印章。文件拟定先交校长办公室审核后，再由发文件单位进行审批，经主管校领导签字，报校长办公室备案。校长办公室负责编制发文序号，交发文单位上传OA系统、打印发布。

3.纪委、工会、团委

涉及纪检工作的事项发文，发文代字为“河美纪发”，用“中共河北美术学院委员会纪律检查委员会文件”版头纸，盖“中共河北美术学院委员会纪律检查委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

涉及共青团工作的事项发文，发文代字为“河美团发”，用“共青团河北美术学院委员会文件”版头纸，盖“共青团河北美术学院委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

涉及工会工作的事项发文，发文代字为“河美工发”，用“河北美术学院工会委员会文件”版头纸，盖“河北美术学院工会委员会”印章，发文序号按发文年度依次顺序编号。

（二）以各单位名义的行文（函件）

发文代字为“单位代字”：党群部门、职能处室用于普通的、常规性、单一业务职能的发文。使用“河北美术学院”版头纸，盖单位印章，本单位负责编制发文序号；自行打印下发。每学期末将发文目录和文件电子版，分别交党委办公室、校长办公室备案。

（三）学校行政、党委对外发函

学校行政、党委向校外不相隶属单位行文，根据对方单位性质，用“河北美术学院”函头纸，加盖“河北美术学院”或“中共河北美术学院委员会”印章，发文字号按发文年度依次编号，由校长办公室或党委办公室负责编制。行政发函代字为：河美函；党委发函代字为：河美党函。

四、本规定自发布之日起执行，其它文件与本规定不一致的以本规定为准。

特此通知。

附件：发文代字一览表

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2019年6月4日